O que significa a sigla PDF?

Nos dias de hoje, você provavelmente já trabalhou com PDF ou, pelo menos, se deparou com ele. É um formato incrivelmente difundido. Mas você já se perguntou por que isso acontece? Se você quer aprender o básico essencial sobre esse formato versátil, está no lugar certo.

Aqui, você vai descobrir o que significa PDF, onde ele é frequentemente usado e como exatamente você pode trabalhar com esses arquivos. Ao final deste guia, você estará equipado com todo o conhecimento necessário.

Vamos começar!

O que significa PDF?

A sigla PDF significa Portable Document Format, ou seja, Formato Portátil de Documento. Esse formato de arquivo é um padrão aberto mantido pela Organização Internacional de Padronização (ISO). Ele foi padronizado como ISO 32000-2.

O PDF foi criado na década de 1990 pela Adobe Systems. Naquela época, documentos digitais não eram comuns, e os desenvolvedores da Adobe queriam mudar isso. O objetivo era criar um formato de arquivo que tornasse a troca de documentos digitais mais fácil e acessível.

Diferentes Tipos de Arquivo PDF

Pode parecer surpreendente, mas existem não apenas um, mas nove tipos diferentes de PDF:

• PDF é, na verdade, o padrão desse formato de arquivo. Esse é o tipo mais amplamente utilizado.
• PDF/A costuma ser utilizado por quem precisa armazenar arquivos por longo prazo – como gestores e arquivistas.
• PDF/E oferece suporte a especificações de engenharia, construção e manufatura.
• PDF/X é mais adequado para gráficos do que o PDF padrão ao compartilhar e imprimir arquivos. Por isso, é popular entre designers gráficos e profissionais de impressão.
• PDF/VT é semelhante ao PDF/X, mas oferece recursos adicionais de personalização.
• PDF/UA fornece maior acessibilidade, com tecnologia assistiva e navegação facilitada para pessoas com deficiência.
• PAdEs é um conjunto de extensões e restrições para assinaturas eletrônicas. Com ele, é possível adicionar um selo digital único aos seus documentos.
• PDF Healthcare é geralmente usado para gerenciar e lidar com informações de saúde.
• Searchable PDF é basicamente um PDF padrão, mas com a função de busca habilitada.

Por Que o PDF É Tão Popular

Você vai se surpreender com a quantidade de vantagens que esse formato de arquivo oferece. Você pode:

1. Adicionar multimídia

É possível que um arquivo PDF contenha texto, imagens, áudio, vídeo, links, campos interativos, gráficos vetoriais, botões e outros elementos.

2. Assinar documentos

Você pode assinar arquivos PDF eletronicamente com facilidade. Ou seja, se você receber um documento digital que precisa ser assinado, não precisa imprimi-lo. É possível adicionar uma assinatura digital em um PC, notebook ou até mesmo em um dispositivo móvel e, em seguida, enviar o documento de volta. Isso pode ser feito usando o Adobe Acrobat Reader ou o Acrobat Sign. Também é possível usar outros aplicativos, caso você tenha uma imagem digitalizada da sua assinatura.

3. Manter formatação complexa

O PDF preserva a formatação original, independentemente de onde for aberto. Pense em um PDF como uma “impressão digital” do documento, que permanece idêntica em qualquer software ou dispositivo. O PDF mantém perfeitamente fontes, imagens, cores, estruturas e toda a formatação geral em diferentes plataformas. Por isso, é um formato universalmente compatível com diversos sistemas operacionais e dispositivos.

4. Pesquisar conteúdo com facilidade

Ao abrir um PDF no Adobe Reader, é possível buscar palavras ou frases específicas. Também é possível usar o índice – diferente de um livro impresso, aqui todos os capítulos ou seções podem conter links diretos para as respectivas páginas. Isso agiliza muito a navegação no conteúdo.

5. Visualizar documentos em qualquer dispositivo

Um arquivo PDF pode ser aberto e visualizado em qualquer dispositivo e sistema operacional. Por exemplo, você pode enviar um PDF para alguém que usa Mac, mesmo que o tenha criado em um computador com Windows. E o destinatário nem precisará de um software específico para abrir, visualizar ou editar o PDF no Mac.

Claro, existem aplicativos que tornam a experiência com PDF ainda melhor, mas, na prática, um PDF pode ser visualizado diretamente em um navegador – o que não acontece com arquivos do Word, por exemplo. O Microsoft Word também é bastante popular para documentos, mas com a limitação de que, para abrir seus arquivos, é preciso ter o programa instalado. Se o destinatário não tiver o Word, talvez não consiga abrir o arquivo.

6. Garantir que o conteúdo não será alterado

Arquivos do Word são fáceis de editar, enquanto os PDFs não são. Se você receber um documento em Word, pode abri-lo e editá-lo facilmente. Já editar um PDF é bem mais complicado, pois exige softwares avançados e específicos.

7. Criar um PDF com facilidade

Criar um PDF é muito mais fácil do que editá-lo. Você pode, por exemplo, salvar um documento do Word, uma planilha do Excel ou uma apresentação do PowerPoint como PDF. Basta ir em Arquivo > Salvar como Adobe PDF, e pronto! Outra opção: se quiser salvar uma página da web como PDF, clique com o botão direito nela, escolha “Imprimir”, selecione “Salvar como PDF” na janela de impressão, e está feito.

8. Manter seus documentos seguros

A popularidade do PDF também se deve à segurança que esse formato oferece. É possível configurar diferentes níveis de acesso. Por exemplo, você pode definir uma senha de permissão para impedir que o conteúdo seja copiado. Também é possível definir uma senha para abrir o arquivo – só quem souber a senha poderá acessá-lo. Você ainda pode adicionar uma marca d’água em PDF ou uma assinatura com certificado digital para proteger seus documentos.

Infelizmente, algumas desvantagens acompanham os benefícios:

• PDFs são difíceis de editar. Claro, se a intenção é impedir alterações, isso é ótimo. Mas e se você notar um erro de digitação? Ou se alguém lhe enviar um formulário que não é interativo, e você precisar preenchê-lo? Se você precisa editar o PDF e não tem os meios certos, isso se torna um problema.
• Converter de PDF para outros formatos pode ser complicado. Por exemplo, você pode criar um arquivo do Word e salvá-lo como PDF. Mas a situação muda quando você precisa converter um PDF para um formato diferente. Isso é possível, claro. No entanto, será necessário usar um conversor online de terceiros (como o Converter para JPG) ou algum software específico para isso. Além disso, a formatação original pode ser alterada durante a conversão.
• Por fim, a maioria dos arquivos PDF é fácil de imprimir, mas alguns documentos podem ser difíceis de ler – especialmente se você estiver usando um dispositivo móvel com uma tela pequena.

Para que o PDF é geralmente utilizado?

Como o PDF é um formato versátil e acessível, seu uso é bastante comum. Ele é usado principalmente para:

Documentos

O PDF é seguro, pode ser facilmente visualizado em qualquer dispositivo e mantém a formatação original, independentemente do sistema usado. Além disso, permite adicionar assinatura eletrônica. Por todos esses motivos, o PDF é perfeito para compartilhar e armazenar relatórios, contratos, acordos, currículos e outros tipos de documentos.

Manuais e E-books

Se você já comprou um e-book, há uma grande chance de que ele estivesse em formato PDF. PDFs não podem ser facilmente editados, o que é ideal para autores de manuais e livros digitais. Além disso, os leitores podem adicionar marcadores e fazer buscas dentro do conteúdo. O formato também é ótimo para exibir conteúdos gráficos.

Formulários interativos

O PDF é amplamente utilizado para criar formulários interativos. É possível preencher diretamente no próprio documento, digitando apenas nos campos vazios, sem alterar outras partes. Essa é uma forma prática e eficiente de coletar e processar dados. Por exemplo, ao se candidatar a um trabalho remoto, pode ser necessário preencher um formulário interativo online.

Arquivamento

Manter registros é extremamente importante. Empresas, hospitais, jornais e outras instituições precisam arquivar documentos importantes. Antigamente, isso era feito com pilhas de papéis, mas hoje quase tudo é digital. Preservar a estrutura, a formatação e o conteúdo original é essencial – e é exatamente isso que o PDF oferece. Por isso, esse formato é amplamente usado para fins de arquivamento.

Impressão

O PDF é compatível com uma grande variedade de fontes, perfis de cor e imagens de alta qualidade. Por isso, se você pretende imprimir um documento, é ideal que sua versão digital esteja em PDF — especialmente se o conteúdo tiver muitos elementos gráficos.

É claro que o PDF é utilizado em inúmeros setores. Estes são apenas alguns dos exemplos mais comuns.

Como trabalhar com PDFs

Agora, vamos dar uma olhada em como exatamente você pode trabalhar com arquivos PDF. Quer saber como abrir e visualizar um arquivo PDF? É incrivelmente simples e, na verdade, você pode fazer isso de várias maneiras:

Adobe Acrobat Reader

Este software é amplamente utilizado para trabalhar com PDFs. Ele possui uma versão gratuita e uma paga; esta última oferece um conjunto mais amplo de ferramentas e recursos, além de permitir a edição de PDFs. Mas não se preocupe: a versão gratuita já permite navegar pelas páginas, fazer buscas, aplicar zoom e outras funções básicas. Além disso, o Adobe Acrobat possui uma versão para desktop e outra para dispositivos móveis, então você pode usá-lo em diferentes aparelhos.

Navegadores de Internet

Sim, praticamente todos os navegadores populares – MS Edge, Google Chrome, Opera, Safari, etc. – permitem abrir e visualizar arquivos PDF. Isso é ótimo, já que você provavelmente já tem um navegador instalado e não precisa baixar nenhum software adicional; nem mesmo será necessário instalar plug-ins especiais. Além disso, o MS Edge permite até destacar trechos do texto e editar o arquivo PDF.

Preview

Se você é usuário de Mac, pode visualizar arquivos PDF facilmente usando o aplicativo Preview (Visualização) que já vem instalado. Ele também permite anotar documentos PDF e destacar trechos de texto.

Agora, vamos falar um pouco sobre a edição de PDFs.

Como já foi mencionado, editar arquivos PDF geralmente é um desafio e requer softwares específicos. Além disso, se você recebeu um arquivo com restrições de edição, não conseguirá fazer alterações mesmo que tenha todas as ferramentas necessárias. Então, como exatamente é possível editar um PDF?

Adobe Acrobat Pro

Esta é a versão avançada do Adobe Acrobat e, naturalmente, é necessário pagar para usá-la. Mas, na verdade, você pode usá-la para fazer todos os tipos de alterações: é possível editar o texto já existente, assim como excluí-lo. Você pode adicionar novos trechos de texto, reorganizar páginas e inserir imagens e outros elementos. E o melhor deste software avançado é que, não importa o quão complexa seja a formatação, nada de ruim acontecerá com ela.

MS Word

Na verdade, é possível editar um PDF no Microsoft Word. No entanto, você precisará converter o PDF para o formato editável do Word primeiro… e o MS Word oferece um conjunto mais limitado de ferramentas e recursos do que um editor de PDF. Afinal, ele é um processador de texto. Por isso, após a conversão, a formatação original pode não ser preservada corretamente, especialmente se o arquivo for muito complexo e contiver muitos elementos diferentes. Se o seu PDF for composto principalmente por texto, será possível editá-lo no Word sem grandes problemas e, depois, exportá-lo novamente como PDF.

Aplicativos Online

Por fim, existem muitos conversores e editores de PDF online. Você pode usar um conversor para transformar um arquivo PDF em outro formato editável e, assim, fazer as alterações necessárias. Mas, é claro, isso pode afetar negativamente a formatação. Se o seu arquivo tiver uma formatação complexa, é melhor optar por um editor de PDF online.

Conclusão

Agora você sabe o que significa PDF e por que ele é tão popular. É um formato de arquivo muito seguro, acessível e versátil, ideal para e-books, documentos, contratos, manuais, formulários interativos e muito mais. Pode ser um pouco desafiador editá-lo, mas você não terá problemas para abrir e visualizar um arquivo PDF. Além disso, existem maneiras simples de fazer pequenas alterações em PDFs.